Cel i funkcjonalności systemu

Głównym zadaniem tego systemu będzie przyznawanie nagród pracownikom za ich osiągnięcia dydaktyczne i organizacyjne. Każdy pracownik naukowy będzie miał możliwość wnioskowania o przyznanie nagród, bonifikat oraz punktów za publikacje i szczególne osiągnięcia. W celu rozpatrzenia wniosków, działają dwie komisje: naukowa oraz weryfikacyjna. Obie komisje będą korzystały z raportów i rankingów generowanych przez system.

Wymogiem klienta była pełna elastyczność systemu i możliwość dokonywania w nim samodzielnie zmian. W tym tworzenia flow procesów wraz z przyległymi do nich komisjami, różnymi dla każdego studenta lub projektu.

Kontekst edukacji i szkolnictwa wyższego

Projekt jest szczególnie istotny w kontekście edukacji i szkolnictwa wyższego, gdzie ocena i nagradzanie osiągnięć pracowników są kluczowymi elementami motywującymi do doskonalenia pracy naukowej i organizacyjnej.

Etapy prac

1. Analiza briefu i wymagań użytkowników

 

Praca z briefem zajęła najwięcej czasu w trakcie pracy nad projektem. Otrzymany brief okazał się luźnym, wielostronicowym zapisem potrzeb przeszłych użytkowników systemu. Spowodowało to, że brief stał się niejasny, niekonkretny i zawierał wiele wzajemnie wykluczających się informacji. Traktowałem słowa „grupa,” „rola,” oraz „uprawnienia” jako synonimy, co jeszcze bardziej komplikowało chaos informacyjny.

2. Warsztaty z klientem

 

Wspólnie z klientem przeprowadziłem warsztaty, aby dokładnie określić, jak system miał działać i jakie funkcjonalności były potrzebne. W trakcie tych warsztatów zostały zidentyfikowane kluczowe cele projektu.

3. Modelowanie użytkownika, procesów i zależności

 

Na podstawie zebranych informacji stworzyłem model użytkowników (persona), procesów i funkcjonalności systemu. Zależności między tymi elementami zostały dokładnie zdefiniowane.

Persona (struktura)

Wstępne badanie wyłoniło trzech różnych ze względu na cel, persony. Admina, pracownika naukowego oraz komisję.

Persony te będą korzystać z systemu w różny sposób i będą realizować w nim inne zadania, jednak mogą się one przenikać przez co jeden user może pełnić role wszystkich person równocześnie.

Persona — Pracownik naukowy (struktura)

Pracownik naukowy to grupa, która może pełnić najwięcej funkcji zarówno w strukturze uczelni jak i w strukturze systemu.

W najbardziej złożonym scenariuszu taki pracownik może jednocześnie pełnić trzy różne funkcje: administratora, członka komisji oraz pracownika naukowego.

Jako administrator może tworzyć flow dla wniosków lub tworzyć komisje, jako członek komisji może oceniać osiągnięcia innych pracowników, a jednocześnie jako pracownik naukowy może być poddawany ocenie i nadzorowi przez inną, odrębną komisję, na przykład w celu weryfikacji jego własnych osiągnięć

Persona — Komisja (struktura)

Komisje powoływane są jednorazowo do każdego projektu lub osiągnięcia. Ich zadaniem jest weryfikacja wniosków oraz ocena osiągnięć i przyznawanie za nie punktów i grantów.

Persona — Admin (struktura)

Administratorzy odpowiedzialni są za przeprowadzanie aktualizacji systemu oraz baz danych. Funkcję tę będą pełnić pracownicy o różnym poziomie kwalifikacji, co będzie miało wpływ na projekt systemu.

Persona — Pracownik naukowy

Persona — Komisja

Komisja to pracownik naukowy  +  uprawnienia związane z pełnioną funkcją w trakcie trwania powołanej komisji.

Persona — Admin

4. Kompatybilność z innymi systemami

 

Jednym z kluczowych założeń projektu było zapewnienie pełnej kompatybilności z innymi systemami używanymi na uniwersytecie, takimi jak system kadr i płac oraz baza polon. Wszystkie niezbędne interfejsy zostały dokładnie zaprojektowane.

5. Główne funkcjonalności

 

Różnorodne grupy użytkowników systemu zostały precyzyjnie określone, a ich wpływ na stan systemu został uwzględniony w projektowaniu interfejsu.

6. Zgrupowanie funkcjonalności w moduły

 

Różnorodne grupy użytkowników systemu zostały precyzyjnie określone, a ich wpływ na stan systemu został uwzględniony w projektowaniu interfejsu.

Z racji funkcji jaką system pełni w świecie uczelni, najważniejsze moduły systemu to moduł osiągnięć oraz wspierające go moduły wniosków oraz moduł oceny. To pomiędzy nimi oraz wszystkimi użytkownikami systemu zachodzą najważniejsze zależności oraz procesy.

7. Warsztaty semantyczne

 

Z powodu zróżnicowania zespołu pracującego nad systemem, zarówno pod względem wiedzy, jak i sposobu komunikacji, konieczne stało się ujednolicenie zrozumienia natury systemu i jego struktury. Dodatkowo, różnice semantyczne i somatyczne między członkami zespołu utrudniały efektywną komunikację i współpracę.

8. Określenie problemu projektowego

 

W trakcie projektowania systemu skupiłem się na rozwiązaniu problemu projektowego związanego z elastycznością systemu. Zapewniłem użytkownikom mnogość funkcjonalności, ale jednocześnie ograniczyłem ryzyko błędów i dezorientacji.

9. Rozwiązania — budowa systemu

 

W tym procesie szczególną uwagę poświęcono głównym aspektom, takim jak intuicyjna nawigacja, klarowna architektura informacji oraz inne rozwiązania mające zastosowanie dla wszystkich grup użytkowników.

Logowanie — zróżnicowanie pełnionej funkcji i roli

Różnorodność funkcji, które użytkownik może pełnić w systemie, jest tak duża, że konieczne stało się ich jasne odróżnienie od siebie, ponieważ wszystkie te funkcje korzystają z tych samych modułów, co bezpośrednio wpływa na uprawnienia jakie posiada użytkownik.

Ustalona przez uczelnię procedura, zmuszająca użytkowników do wielokrotnego wylogowywania i ponownego logowania się w systemie dla zmiany funkcji lub roli, wydawała się niepraktyczna i niekomfortowa. To rozwiązanie stwarzało dodatkowe trudności, szczególnie związane z zapamiętywaniem wielu haseł i loginów. Nawet gdy loginy były podobne, częste przelogowywanie się w celu wykonania kolejnych działań było uciążliwe i niebezpieczne, naruszając zasady bezpieczeństwa.

Logowanie — Rozwiązanie 1

Propozycja 1 jest oparta na formie przełącznika. Jest to kompromis, choć istnieją możliwe lepsze rozwiązania, takie jak 2. Warto zauważyć, że propozycja ta ma zaletę w postaci zawsze widocznej roli użytkownika. Jednakże wady obejmują powielenie tego samego systemu trzykrotnie oraz brak możliwości stworzenia jednego miejsca z wiadomościami oraz listą zadań.

Logowanie — Rozwiązanie 2

Propozycja ta jest rozwiązaniem problemu związanego z koniecznością przełączania si pomiędzy kontekstami, w których pracuje użytkownik. Udało się to dzięki utworzeniu sekcji Dziekanat, która gromadzi funkcjonalności związane z pełnioną funkcją Komisji.

W rezultacie, propozycja 2 nie tylko eliminuje konieczność wielokrotnego logowania się do systemu w celu wykonywania różnych zadań, ale także ułatwia użytkownikom efektywne zarządzanie wszystkimi aspektami swojej pracy w jednym miejscu. Jest to krok w kierunku usprawnienia interfejsu użytkownika i poprawy doświadczenia użytkownika w systemie.

Odwzorowanie rzeczywistości — Grupa

Użytkownik pełni rolę w strukturze uczelni i analogiczną rolę pełni również w systemie, przez co system musi odwzorować rzeczywistość w swojej strukturze. Ta będzie pobierana z oddzielnej bazy.

Przeprowadzone warsztaty z klientem ujawniły potrzebę wprowadzenia pojęcia „grupy” do systemu. Grupa to zbiór użytkowników, którego skład określa pozycja w strukturach uczelni.

Odwzorowanie rzeczywistości — Rola

Dla usprawnienia działania systemu oraz zmniejszenia zaangażowania administratora została wprowadzona do systemu Rola, która jest zbiorem przysługujących uprawnień danemu użytkownikowi. Może być przydzielana w sposób zautomatyzowany na podstawie Strefy organizacji lub Struktury uczelni (baza pracownicza uczelni) oraz w razie konieczności, manualnie przez administratora.

Odwzorowanie rzeczywistości — Proces

Zmian w systemie dokonuje się m.in. za pomocą wywołania procesów. Należą do nich np. proces oceny pracownika czy proces dodania i weryfikacji osiągnięć pracowników naukowych. Procesy nadane są przez administratora. Może on też korzystając z kreatora tworzyć nowe.

Odwzorowanie rzeczywistości — Reprezentant

System został zaprojektowany z myślą o maksymalnej przydatności i odzwierciedleniu rzeczywistości na uczelni. Chcieliśmy opracować praktyczne rozwiązanie, które nie tylko wyda się idealne w teorii, ale również będzie skutecznie funkcjonować w praktyce.

W środowisku uczelnianym wiele zadań jest delegowanych na inne osoby, które na określonym poziomie pełnią przypisaną im rolę, dlatego do systemu została wprowadzona funkcja Reprezentanta, który w danym procesie, w wyznaczonym etapie może wykonać zadania przypisane do innego użytkownika.

Nawigacja

W ramach projektu UX zaproponowano kompleksowy system nawigacji, który został zorganizowany w trzy kluczowe segmenty, aby efektywnie zarządzać funkcjonalnościami systemu.

Nawigacja globalna, usytuowana tradycyjnie po lewej stronie interfejsu, nawigacja lokalna, znajdująca się nad obszarem zbiorami danych w postaci przełącznika kart oraz menu kontekstowe, gównie w formie „hamburger menu”, znanego z wielu aplikacji moblinych.

Nawigacja globalna

Nawigacja globalna została umieszczona tradycyjnie po lewej stronie interfejsu, aby uwzględnić przyzwyczajenia użytkowników i zapewnić łatwy dostęp do głównych modułów systemu. Takie umiejscowienie pozwala użytkownikom szybko nawigować między różnymi sekcjami aplikacji, zwiększając wygodę korzystania z systemu.

Nawigacja po menu ułatwiona jest za pomocą piktogramów, a dodatkowo istnieje opcja schowania menu, co umożliwia zwiększenie dostępnego obszaru roboczego na pulpicie. To elastyczne podejście do nawigacji daje użytkownikom możliwość dostosowania interfejsu do ich indywidualnych preferencji i potrzeb.

Nawigacja lokalna

Menu lokalne ułatwia poruszanie się wewnątrz wybranego modułu i zostało umieszczone na kartach powyżej odpowiadających im tabel, co ułatwia użytkownikom nawigację między różnymi bazami danych znajdującymi się w danym module.

Nawigacja — menu kontekstowe

Menu kontekstowe umożliwia wykonywanie operacji na zbiorze elementów lub na pojedynczym obiekcie, a oba zostały umieszczone po prawej stronie ekranu, zgodnie z zasadą, że użytkownik spodziewa się akcji w tym obszarze.

Menu odpowiedzialne za operacje na pojedynczym obiekcie (rekordzie) zostało zaprojektowane w formie popularnego hamburger menu, które jest znane z wielu aplikacji. Jego funkcje zostały starannie zgrupowane tematycznie, co ułatwia użytkownikom szybkie odnalezienie i wykonywanie odpowiednich operacji.

Nawigacja — architektura informacji

Głębokie zagnieżdżenia otwierają nowe okna, zaciemniając zawartość pod nimi. To umożliwia użytkownikowi intuicyjne śledzenie lokalizacji bez użycia breadcrumbs. Zamykanie okna znajduje się w prawym górnym rogu, w kontrastowym stylu, ułatwiając użytkownikowi jego znalezienie i minimalizując dezorientację.

Ostatnie zagnieżdżenie / aktywne okno jest oznaczone kolorem białym, co pozwala użytkownikowi łatwo określić swoją aktualną lokalizację. Ponadto każde poprzednie zagnieżdżenie nie przykrywa w całości poprzedniego, co umożliwia użytkownikowi szybkie nawigowanie między różnymi poziomami hierarchii bez utraty kontekstu. Dodatkowo, wyłącznik z okna poprzedniego znika, aby nie wprowadzać użytkownika w błąd.

Nawigacja — podział ekranu

Okno aplikacji jest podzielone na dwie główne strefy: strefę informacji, gdzie znajdują się kluczowe dane i tabele, oraz strefę akcji, przeznaczoną do interakcji użytkownika z systemem. To rozwiązanie uwzględnia fakt, że użytkownicy zazwyczaj skupiają się na lewej części ekranu, podczas gdy spodziewają się akcji w prawej dolnej części, co wpisuje się w intuicyjne oczekiwania użytkowników.

Nawigacja — scrolowanie

Na scrolowanych stronach po prawej stronie znajdują się zakładki, co pozwala nam precyzyjnie określić, gdzie się znajdujemy oraz ile treści zostało jeszcze do przewinięcia. Oprócz tego, klikając bezpośrednio na wybrane zakładki, możemy natychmiast przechodzić do interesujących nas sekcji, podobnie jak w przypadku zakładek w książce.

Nawigacja — ułatwienia

W oknach zawierających bazy danych ułożone alfabetycznie, możemy szybko przewijać treści dzięki szybkiemu podglądowi informującemu nas o aktualnej lokalizacji w alfabetycznym porządku.

Wyszukiwanie w takich bazach danych wspomaga zawsze umieszczona na górze wyszukiwarka.

10. Rozwiązania dedykowane — Pracownik naukowy i Komisja

 

Na tym etapie zostały zaprojektowane rozwiązania uwzględniające indywidualne potrzeby poszczególnych grup oraz ich frustracje by zminimalizować uczucie niezadowolenia i trudności w obsłudze systemu, ale również by ułatwiać pracę jego użytkownikom na każdym etapie.

Frustracja — chaos informacyjny

Jeden proces może mieć kilka wariantów flow jednocześnie z powodu zmieniających się przepisów Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz wewnętrznych zmian na uczelniach, takich jak nowe uchwały i statusy.

Nawet po wprowadzeniu nowego flow dokumentów, w obiegu pozostają te, których proces został zainicjowany przed zmianami, a ich całkowite wygaśnięcie następuje po upływie czasu przewidzianego na odwołanie, który również ulega zmianom.

W celu redukcji chaosu informacyjnego w wnioskach, dodano informacje o czasie obowiązywania szablonu wniosku, terminie na złożenie odwołania (v.2), oraz nazwę rozporządzenia wraz z opcją wyświetlenia jego treści.

Dla maksymalnej eliminacji chaosu informacyjnego, każdy z dokumentów wyposażony jest w dynamiczne podpowiedzi.. Wśród nich znajdują się fragmenty cytowanych dokumentów oraz informacje o zmianach w stosunku do poprzednich rozporządzeń.

Dokumenty, takie jak rozporządzenia, ustawy czy regulaminy, są teraz dostępne dla wszystkich użytkowników w repozytorium. System został wyposażony w wyszukiwarkę, która umożliwia przeszukiwanie dysku, bieżącego folderu oraz zawartości dokumentów w nim znajdujących się.

Frustracje — Złożony model administracyjny

W modułach, gdzie konieczne jest dodanie osób, na przykład do osiągnięcia czy wniosku, można skorzystać z wyszukiwarki. Teraz nie trzeba znać dokładnych nazwisk, wystarczy wpisać ich funkcję, na przykład „Dziekan Wydziału Chemii”. To znacznie ułatwia odnalezienie się w skomplikowanej strukturze uczelni.

Funkcja ta ma również zastosowanie w trakcie pisania dokumentów i wiadomości. Można ją wywołać poprzez rozpoczęcie wpisywania od   @   i nazwiska lub funkcji osoby

Alternatywnie, można skorzystać z wyświetlanego menu kontekstowego, aby wkleić zmienne takie jak osiągnięcia, wnioski, dokumenty czy wydarzenia z kalendarza.

Frustracje — Zawodność systemów informatycznych

Ze względu na ograniczenia techniczne, system nie działa w trybie „live”, a jego synchronizacja odbywa się co kilka minut lub poprzez wywołanie manualne lub automatyczne. Wprowadzono statusy w formie powiadomień typu „toast”, które informują użytkowników o przebiegu procesów lub ich statusie ukończenia. Dodatkowo, dodano informacje o czasie i sposobie aktualizacji baz danych. Nie zabrakło również paska postępu.

Aby zminimalizować frustrację użytkowników w przypadku wystąpienia błędów, wprowadzono okno pop-up z informacją oraz opcją zgłoszenia błędu lub ponowienia próby. Proces można również ponowić bezpośrednio w widoku tabeli za pomocą tego samego przycisku, znajdującego się tuż przy nazwie rekordu. Wszystkie rekordy posiadają teraz swój status, a rekordy zawierające błędy lub wymagające uwagi zostały dodatkowo wyróżnione.

Potrzeby — Czytelny sposób zarządzania projektami

Dużym ułatwieniem w zarządzaniu projektami jest możliwość dodawania wszystkich uczestników. Po dodaniu osób do projektu lub osiągnięcia, każda z nich otrzymuje prośbę o akceptację, razem z informacją o osobie zapraszającej.

Ułatwiającym zarządzanie projektami oraz osiągnięciami jest wizualizacja uczestników za pomocą awatarów. Opcjonalne menu z ikonami na dole ekranu (floating button) przyspiesza pracę i skraca ścieżkę użytkownika (user flow).

Frustracje — Natłok obowiązków

W celu zmniejszenia frustracji związanej z natłokiem obowiązków na pulpicie, wprowadzono panel informacyjny zawierający informacje o nadchodzących terminach, zadaniach oraz ilości spraw w obiegu. Panel dostarcza informacji dotyczących zarówno spraw użytkownika podstawowego, jak i tych odpowiednich dla spraw komisyjnych.

W panelu zastosowano znormalizowany kod kolorystyczny, który ma również zastosowanie np. w sortowaniu wiadomości.

Pulpit został wyposażony w kalendarz zawierający przydatne terminy, z możliwością współpracy z kalendarzem Google. Dzięki temu staje się centrum zarządzania sprawami naukowymi, a jego zorganizowana i przemyślana przestrzeń umożliwia wygodne użytkowanie.

11. Rozwiązania dedykowane — Admin

 

Potrzeby — System pozwalający uniknąć błędów

Z uwagi na fakt, że funkcję admina będą pełnić osoby o różnych kwalifikacjach, wprowadzono kilka ułatwień, pozwalających uniknąć wprowadzenia nieoczekiwanych zmian, np. komunikaty typu „toast” z timerem oraz opcją cofnięcia wprowadzonych zmian czy też autoryzację zmian przez admina o kwalifikacjach wysokich.

Frustracje — Ciągłe presje czasowe

Wszystkie zgłoszone do admina błędy otrzymują swoją kategorie od pilnej do umiarkowanej, a prace przewidziane wcześniej np. aktualizacje otrzymują status zaplanowanych prac. Pozwala to na lepsze zarządzanie czasem pracy admina poprzez przydział odpowiedniego czasu do rozwiązania zgłoszenia.

Korzystają z tego rozwiązania również użytkownicy podstawowi bowiem otrzymują oni informację o statusie prac oraz przewidywanym czasie do ich zakończenia.

Potrzeby — System pozwalający uniknąć błędów

Pulpit administratora posiada dwa widoki. Pierwszy dostępny dla każdego z nich, drugi, zawierający skomplikowane funkcje oraz konsolę wraz z możliwością aktualizacji baz danych i oprogramowania wyłącznie dla użytkowników o wysokich kwalifikacjach po przełączeniu się.

Potrzeby — Łatwe monitorowanie systemu

Aby ułatwić administratorom monitorowanie wydajności systemu, dodano dodatkowy widok danych, który jest wizualnym przedstawieniem informacji. Dynamiczne wykresy ułatwiają przeprowadzanie analiz porównawczych.